Kort om GDPR

GDPR er EUs databeskyttelsesforskrift som stiller krav til hvordan bedrifter håndterer personopplysninger og hvordan kunden kan påvirke dette. GDPR trer i kraft 25. mai 2018.  Norge er bundet av EU direktivet.
Dette betyr at du som kunde har:

  1. Rett til å motta informasjon om hvordan vi behandler dine personlige opplysninger (Personvernregler).
  2. Rett til å få tilgang til, anonymisere, rette eller slette personlige data der det er mulig.
  3. Rett til å godkjenne eller motsette seg informasjonshåndtering, for eksempel via nyhetsbrev og kampanjer.

I denne policyen (GDPR-INT) beskriver vi hvordan Neopost Norge AS samler inn, bruker, lagrer og korrigerer personopplysninger.

Integritetspolicy

1.Allment

  • Neopost Norge AS respekterer alltid personlig integritet. Det er svært viktig for oss at du som kunde føler deg trygg på hvordan vi behandler dine personlige data på en måte som er i tråd med den nye databeskyttelsesreguleringen, GDPR.
    Personlige data kan kun behandles for spesielle formål og hvis det er et juridisk grunnlag for behandlingen.
  • Integritetspolicyn gjelder når Neopost Norge AS tilbyr og leverer produkter og tjenester knyttet til kjøp, tjenester og annen kontakt med Neopost Norge AS, samt besøk på Neoposts nettside og nettbutikk.

2.Personinformasjon

Neopost Norge AS er den som er ansvarlig for personopplysninger og er ansvarlig for at personopplysningene behandles i samsvar med gjeldende lov.
 

Hvorfor behandler vi dine personlige opplysninger?

  • Kunde / leverandør
    For at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser og identifisere deg som kunde, slik at kjøp, levering, fakturering og registrering serviceforespørsler kan gjennomføres. Vi behandler også dine personlige opplysninger for å håndtere klager og annen informasjon.
    Rettslig grunnlag: Gjennomføring av avtaler og legitim interesse
     
  • Utvikling av produkter og tjenester
    Vi behandler dine personopplysninger for å forbedre og utvikle våre tjenester, produkter og tilbud til deg som kunde.  Disse statistikkene gjør oss i stand til å forme vår produkt- og tjenesteportefølje for å tilpasse oss etterspørselen etter markedet.
    Rettslig grunnlag: legitim interesse
     
  • Markedsføring
    Eksisterende kunder
    Å tilby og informere om våre produkter og tjenester til deg som kunde. Vi behandler dine personlige data (for eksempel kjøpshistorikk). Dette betyr at vi kan tilby tilbud og informasjon som er relevant for deg. Markedsføring kan være via telefon, mail og e-post, via web og nettbutikk, samt SMS.
     
  • Leads (potensielle nye kunder)
    Markedsføring med relevante produkter adressert til leads vil maksimerer analyse av markedsføring og salgsavdeling som historien rundt kjøp og levering av tjenester mangler.
    For å forbedre våre interne prosesser og prosedyrer og forstå kundenes behov kan det være anonyme eller pseudonyme personlige data inkludert i noen samlet statistikk på dette.
    Du ønsker ikke å motta markedsføring fra oss eller ikke vil vi skal behandle dine personlige data for dette formålet du vil høre fra deg til vår kunde (firmapost@neopost.no).
    Rettslig grunnlag: legitim interesse
     
  • Nyheter, kundetilfredshetsundersøkelser og viktig informasjon
    For å kommunisere viktig informasjon som portoendringer fra Posten, lovendringer angående sikkerhetskurs på dokumentsikkerhet, etc., samt nyhetsbrev, kommende arrangementer og kundetilfredshetsundersøkelser, behandler vi personlige opplysninger.
    Rettslig grunnlag: legitim interesse
     
  • Etterlevelse av forpliktelser
    For at vi skal kunne overholde juridiske krav og andre lovbestemte forpliktelser som gjelder for oss, behandler vi dine personlige opplysninger. Et eksempel på dette er regnskapsloven som krever lagring av regnskapsmateriale.
    Retslig grunn: Juridisk forhold
     
  • Innsamling av personopplysninger
    Personlige data samles inn og behandles slik at du kan kjøpe produkter og tjenester eller kontakte oss for service eller annen informasjon.

Vi innhenter personlig informasjon når du blir kunde hos oss, enten ved at du selv gir den til oss via en av våre kommunikasjonskanaler, post, e-post, telefon, internett eller digitale og fysiske undersøkelser.
Personlig informasjon samles når du kontakter oss gjennom vår kundeservice om ulike forhold knyttet til dine produkter eller tjenester. Informasjonen samles inn via e-post eller du ringer til oss og vi noterer oss informasjonen du har gitt oss muntlig. Vi samler personlig informasjon når du svarer på forespørsler fra kundeundersøkelser, og når du abonnerer på nyhetsbrevene våre. Vi samler også personopplysninger fra private og offentlige tjenester og andre åpne kilder.  Ved å bruke informasjonskapsler på våre nettsider samler vi personlig informasjon fra nettleseren din.
 

Hvilke personlige data behandler vi om deg?

  • Navn
  • E-post adresse
  • Adresse
  • Besøksadresse / leveringsadresse
  • Telefon
  • Kuntonummer
  • Bedriftsadresse
  • Bruk av nettsider og nettbutikk
  • Betalinginformasjon
  • Kjøpshistorikk
  • Servicehistorikk
  • Tittel og attestasjon
     

Kundeanalyse

Neopost kan behandle dine personlige data ved å analysere hvordan du bruker nettsiden vår, produkter og tjenester du er interessert i og hvilke nyhetsbrev og kampanjer du tatt del i.  Tidligere kjøp og annen historie om serviceproblemer kan også danne grunnlaget for denne undersøkelsen. Hensikten med dette er å gi deg som kunde tilbud og informasjon som passer deg.  

Skulle du ikke ønske at vi skal behandle dine personlige opplysninger gjennom kundeanalyse, kan du kontakte oss på firmapost@neopost.no når som helst. Vi vil sørge for at du ikke er dekket av denne undersøkelsen.

Hvor lenge blir dataene lagret?

Dine personlige opplysninger blir ikke lagret lenger enn vi trenger basert på formålet vi samler inn for og i tråd med GDPR reglene. Visse personlige data kan bli lagret lenger hvis det er juridiske krav som skal følges eller for å beskytte Neoposts juridiske interesser.  Neopost lagrer ikke personlige data eldre enn 24 måneder, etter siste kjøp eller på annen måte kontaktet Neopost.  

Hvis du opptrer som kunde via vår nettbutikk, lagres din personlige informasjon til kontoen er stengt.

Til hvem er informasjonen gitt?

Neopost kan avsløre dine personopplysninger til tredjeparter, for eksempel andre datterselskaper i Neopost konsernet, leverandører, forhandlere av Neopost produkter og andre samarbeidspartnere.

Vi gir imidlertid bare informasjon når det er nødvendig for oss, og i henhold til personvern som nevnt ovenfor.

Videre kan personopplysninger gis hvis det er nødvendig for å forebygge og avdekke misligheter, tekniske og sikkerhetsspørsmål og samsvar med gjeldende lovkrav og andre myndighetskrav.

Dine rettigheter

Informasjon om hvordan vi håndterer dine personlige opplysninger finnes i denne personvernpolicyen. Hvis du har flere spørsmål eller bekymringer om dette, vennligst kontakt oss på firmapost@neopost.no hvor Neopost Data Protection kan hjelpe.

  • Rett til tilgang til personopplysninger
    Du har rett til et såkalt registerutdrag som viser hvilke personlige data vi har å gjøre med. For å dra nytte av dette, må du be om dette skriftlig, undertegnet av deg med en kopi av gyldig legitimasjon.  Før vi kan  gi ut personlig informasjon må vi være i stand til å bekrefte identiteten til personen som ber om informasjon. Når du ber om dette, er det viktig at du spesifikt oppgir hvilke oppgaver og handlinger du er interessert i. For eksempel, hvis det gjelder avtaler, tjenestesaker eller tidligere kjøp, kan vi gi deg mer relevant informasjon.
    Vi sender ut registerutdraget innen 30 dager etter mottak av forespørselen.

Forespørsel om registerutdrag sendes til:
Neopost Norge As
Att: Databeskyttelsesansvarlig
Jerikoveien 18
1067 Oslo

  • Rett til korreksjon av personopplysninger
    Neopost er ansvarlig for å gi nøyaktig og oppdatert personlig informasjon. Skulle din personlige informasjon være feil, har du rett til å få disse rettet eller supplert i tilfelle ufullstendige opplysninger. For henvendelser eller spørsmål om dette, send en e-post til firmapost@neopost.no.
     
  • Rett til å slette personlige data
    Du har rett til å be om at vi sletter personopplysninger hvis personopplysninger ikke lenger brukes til de formålene de ble behandlet og samlet inn for eller hvis Neopost ikke samler inn og behandler i samsvar med gjeldende regler, krav og rettslige forpliktelser som Neopost er underlagt.  Men det er grunner til at vi fortsetter å behandle personopplysninger, for eksempel hvis det er behov for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller nødvendig å Neopost kunne etablere, utøve eller forsvar av lovlig påstander:

For ikke å slette feil persons data, må du be om dette skriftlig, undertegnet av deg med en kopi av gyldig legitimasjon. Før vi kan slette personlig informasjon må vi være i stand til å bekrefte identiteten til personen som ber om sletting.

Forespørselen om sletting sendes til:
Neopost Norge AS
Att: Databeskyttelsesansvarlig
Jerikoveien 18
1067 Oslo

 

  • Rett til å begrense behandlingen
    Du kan i noen tilfeller kreve at behandlingen av dine personopplysninger er begrenset og må bare brukes til avgrensede formål. For eksempel, når du ber om en korreksjon, kan du be Neopost om å begrense bruken av dine personlige data til de er riktige.

For ikke å behandle feil persons data, må du be om dette skriftlig, undertegnet av deg med en kopi av gyldig legitimasjon. Før vi kan  endre personlig informasjon må vi være i stand til å bekrefte identiteten til personen som ber om endringen.

Forespørselen om begrensning sendes til:

Neopost Norge AS
Att: Databeskyttelsesansvarlig
Jerikoveien 18
1067 Oslo

 

  • Rett til å protestere
    Hvis Neopost har behandlet dine personlige data basert på interessen som veier at du ikke anser legitime grunner, kan du motsette deg denne behandlingen. Neopost kan ved slik innsigelse bare forstette hvis vi kan vise at det finnes legitime grunner til å behandle personopplysninger og at de oppveier dine interesser.    Du kan motsette seg behandling av personopplysninger når som helst hvis det brukes i direkte markedsføring.

For ikke å behandle feil persons data, må du be om dette skriftlig, undertegnet av deg med en kopi av gyldig legitimasjon . Før vi kan  gi ut/endre eller slette personlig informasjon må vi være i stand til å bekrefte identiteten til personen som ber om det.

Forespørselen om begrensning sendes til:
Neopost Norge AS
Att: Databeskyttelsesansvarlig
Jerikoveien 18
1067 Oslo

 

  • Rett til dataportabilitet
    Du har rett til å motta en kopi av personopplysningene du har gitt oss, og som vi behandler med ditt samtykke eller for å overholde kontraktsforpliktelsen til deg som et juridisk grunnlag.  Dette presenteres i et strukturert, lesbart format

For ikke å behandle feil persons data, må du be om dette skriftlig, undertegnet av deg med en kopi av gyldig legitimasjon . Før vi kan  gi ut/endre eller slette personlig informasjon må vi være i stand til å bekrefte identiteten til personen som ber om det.

Forespørsel om registerutdrag sendes til:
Neopost Norge AS
Att: Databeskyttelsesansvarlig
Jerikoveien 18
1067 Oslo

 

  1. Hvordan Neopost beskytter personlige data på
    Neopost har tatt sikkerhetstiltak i konsernet for å beskytte dine personlige data mot forsettlig eller utilsiktet eksponering, bruk eller på annen måte fare for avsløring av dine personlige data. Alle systemer er brannmur beskyttet, privilegert og passordbeskyttet slik at bare de som har tilgang kan se informasjonen.
     
  2. Klager
    Tror du at vi overtrådte hvordan vi behandler dine personlige opplysninger i strid med gjeldende personvernregler, vennligst rapporter dette til oss så snart som mulig. Det er også mulig å registrere seg direkte til Datatilsynet
    Oppdatering og bruk av personvernreglene
     
  3. På vår nettside er alltid den siste versjonen av personvernreglene
    http://www.neopost.no/gdpr. Vi har rett til å endre og oppdatere retningslinjene til enhver tid og søke umiddelbart når den publiseres. Skulle det være store endringer i personvernreglene, vil vi varsle deg via e-post eller på nettet.
    Hvis du ikke vil godta gjeldende personvernpolicy, kan du sende en e-post til firmapost@neopost.no for å se hvordan vi kan fortsette samarbeidet.