Slik sikrer du innholdet i dokumentene dine

Slik sikrer du innholdet i dokumentene dine

06/26/2018

Mange virksomheter bruker store ressurser på å lage og sende forretningspost. Dessverre kan innsatsen være bortkastet hvis brev og dokumenter ikke når frem til mottakerne. For å sikre at dette ikke skjer kan virksomheter velge å erstatte manuelle prosesser med automatiserte, slik at de kan ekspedere og forbedre håndteringen av utgående post, og – viktigst av alt – gjøre prosessen sikrere. 

Når forretningsposten blir produsert, sortert og distribuert manuelt, er det en tidkrevende prosess hvor feil lett kan skje. Virksomheter trenger å være sikre på at dokumentene de sender ut, når riktig mottaker – de må gjøre alt de kan for å minimere feil i prosessen. Slike feil er kostnadskrevende med hensyn til både tid og penger som brukes på kommunikasjon som blir borte, men det kan være mer enn det. Det kan være potensielt skadelig hvis personopplysninger ender opp i feil hender. Nå, som følge av implementeringen av EUs personvernforordning (også kalt GDPR), må alle ha personvern, beskyttelse og styring i tankene. 

Sporingstiltak for postsikkerhet

Stadig flere virksomheter går over til prosesser som muliggjør revisjonsspor samt måling og rapportering. For håndtering av utgående post kan dette omfatte to sporingstiltak:
- Intelligente strekkoder: programvare for utskriftsstyring kan legge til optisk merking, for eksempel strekkoder, som «leses» av en intelligent mappeinnlegger, for å kontrollere hvilket dokument går i som hvilken konvolutt 
- Elektroniske signaturer: for å gi en oppføring som viser at brevet har nådd den tiltenkte mottakeren. 

Ved å innføre digitalisering og automatisering i håndteringen av utgående post effektiviseres oppgaver og prosessen får skalerbarhet. Alle relevante brukere kan få tilgang til et nettbasert verktøy for håndtering av dokumentproduksjon og -sortering. Dette sentraliserer funksjonen og gjør den mer effektiv og samarbeidsbasert.

Problemfri automatisering

For mange små virksomheter gir digitale løsninger fordeler, men de har ikke nødvendigvis ekspertisen som skal til for å installere eller vedlikeholde løsningene. De ønsker å være sikre på at automasjonen vil fungere problemfritt, slik at de kan få jobben gjort med hensyn til å betjene kunder og bidra til vekst for virksomheten. Det er her skybaserte løsninger kommer inn. Når programvaren kjører i skyen, er det ingen krav om å utføre nedlastinger, oppdateringer eller å bruke IT-ressurser for å administrere løsningen. Sikring av innholdet i dokumenter er viktig for alle virksomheter, både med hensyn til personvern og beskyttelse samt kundetilfredshet. Ved å arbeide med digitalisering og automatisering kan virksomheter håpe på å forbedre sikkerheten i håndteringen av utgående post samt implementere sporing og overvåking.