Slik påvirker den europeiske digitaliseringsagendaen små og mellomstore bedrifter

Slik påvirker den europeiske digitaliseringsagendaen små og mellomstore bedrifter

01/23/2018

Spør du en leder for en liten eller mellomstor bedrift (SMB) om å nevne et av de tre viktigste målene for bedriften, er det sannsynlige svaret at de ønsker en reduksjon av sine driftskostnader ved å strømlinjeforme driften. Dette er ikke overraskende, -snarere tvert imot- alle bedrifter uansett størrelse forsøker alltid å oppnå dette. Og det betyr stadig oftere en overgang fra manuelle til digitale prosesser.

Innen kommunikasjon har vi sett at flere selskaper utvider antallet kanaler de bruker, fra fysisk post, til også å omfatte e-post, sosiale medier og SMS, fordi det ofte raskere, i mange tilfeller rimeligere og mer praktisk for både dem og kundene. Digitale prosesser kan redusere kostnader og forbedre kundens opplevelse.

Stort sett har tempoet på digital innføring blitt drevet av den enkelte bedriften. Hvis små og mellomstore bedrifter fant ut at manuelle operasjoner fungerte bra for dem, fortsatte de å bruke dem. De ble ikke presset til å tilpasse seg av lovverket. Dette er nå i ferd med å forandre seg.

EU ser fordelene digitalisering har for den offentlige sektor

I mange EU-land er fakturering fortsatt en manuell og papirbasert prosess, og slike metoder kan være både resurs og tidkrevende, spesielt i offentlige sektor, hvor det er vanlig at ressursene allerede er overbelastede. For å motvirke problemet oppfordrer EU til bruk av elektronisk fakturering, som automatiserer mye av prosessen, ved innkjøp i offentlig sektor. Ett tiltak var introduksjonen av direktiv 2014/55/EU, som ga e-fakturaer samme status som papirfakturaer og prøvde å standardisere oppsett og formater for å redusere kompleksiteten ved å sende dem over landegrenser. I Norge som er medlem av EØS ble regelen gjennomført ved inngangen til 2015 om at bedrifter som handler med det offentlige må sende e-faktura.

Noen medlemsland i EU, har også tilsvarende lovverk om at  e-fakturering er obligatorisk i offentlig sektor. For eksempel kan større selskaper i Frankrike kun bruke e-fakturering. Innen 2020 vil dette også gjelde for små organisasjoner. I Østerrike og Danmark har e-fakturering vært obligatorisk for fakturering fra virksomheter til det offentlige (business to government – B2G) i årevis. En full oversikt over medlemslandenes lover kan finnes her [LINK].

Derfor bør alle små og mellomstore bedrifter være oppmerksomme på kjennelser om e-fakturering

Mange små og mellomstore bedrifter fakturerer ikke myndigheter eller offentlig sektor, og tror derfor at slike lovendringer ikke påvirker dem. Men hvis en leverandør de bruker, er involvert med myndighetene, er det mer sannsynlig at leverandøren vil sende ut e-faktura til alle andre også, og på den måten tvinge små og mellomstore bedrifter til å innføre e-fakturering. Dersom EU er villig til å innføre regler om bruk av fakturering, er det dessuten bare et tidsspørsmål før andre prosesser vurderes – deriblant kommunikasjon – med målsetning om å bli en fullstendig digitalisert region.

Når små og mellomstore bedrifter tvinges til å reagere, spesielt med tanke på nye lover, kan det føre til panikk. Det føles som om de ikke har nok tid, og de ender opp med å velge verktøy som ikke passer behovene de har.Det tenkes ofte for lite på integrasjon, slik at prosessene kommer i konflikt og blir mer kostbare og komplekse, og kaster bort fordelene digitale verktøy faktisk har.

Små og mellomstore bedrifter må ta i bruk verktøy som virkelig forbedrer eksisterende prosesser på en pro-aktiv måte, og kommunikasjon er alltid et godt sted å begynne. Løsninger som er nettbaserte og automatiserer korrespondanse, gir små og mellomstore bedrifter tid til å fokusere på kunder, og reduserer også kostnader og feil. Det er kun fordeler ved å ta det i bruk.