Slik kan du maksimere postbehandlingseffektivitet

Slik kan du maksimere postbehandlingseffektivitet

05/31/2018

Manuell styring av utgående post kan være tidkrevende og ineffektivt, med timer som går tapt i kø på post i butikk eller postkontoret. Virksomheter som benytter frimerker for å frankere sin post -trekker ofte det korteste strået- fordi de velger feil porto. En frankeringsmaskin er en effektiv måte som sparer tid og kostnader og gir rask og effektiv postbehandling. Bruk av en frankeringsmaskin gir også innsikt som kan bidra til å forbedre styring av utgående post og maksimere innsparing av portokostnadene.

De fleste virksomheter med frankeringsmaskin vil sannsynligvis si at tidsbesparelsen er den viktigste fordelen. Og det er utvilsomt en av hovedårsakene til at manger velger å slutte med manuell postbehandling, men det er også andre fordeler.

Intelligent frankering

Det er sant at en frankeringsmaskin kan bidra til å spare tid som ville bli brukt på postkontoret eller post i butikk, men den sparer også tid for virksomheten tidligere i prosessen. Frankeringsmaskiner kan håndtere store mengder post i forskjellige størrelser og  vekt. Dette reduserer tiden som ellers ville bli brukt på å sortere post etter porto.

Ved å veie posten sørger frankeringsmaskinen også for at korrekt porto betales hver gang; uten å veie kan det fort bli brukt frimerker med for stor verdi og den unødvendige utgiften kan bli betydelig over tid. Andre vesentlige fordeler er muligheten til å trykke logoer og annen informasjon på konvolutter samtidig med frankeringen. Dette er en god metode, ikke bare for å identifisere virksomheten din som avsender av sendingen, men også for å få presentert en særskilt melding du ønsker å formidle. 

Detaljerte utgiftsrapporter

Styring av utgående post stopper ikke når den fysisk har forlatt virksomheten. Det er en mulighet for kontinuerlig læring og forbedring, og den intelligente frankeringsmaskinen gjør dette mulig. Den har informasjon om hvor mye porto som er brukt, på hvilke typer post og fra hvilke deler av virksomheten. Hvis det er tilfelle er en kilde til innsparing av kostnader blitt identifisert.

Fra detaljerte utgiftsrapporter kan porto kostnadsføres korrekt i virksomheten, og det kan spare mye tid og bryderi ved avstemming av kostnader. Ikke bare det, det forenkler også kostnader som videreføres til klienter hvis det sendes post på deres vegne. Uten et digitalt arkiv kan det å skaffe informasjonen som er nødvendig for å støtte disse aktivitetene være en lang og komplisert prosess.

For virksomheter som bruker en revisjonspakke er det også smart å mate inn informasjonen fra frankeringsmaskinen direkte for å ytterligere automatisere utgiftssporing. Sammenkobling av systemer og effektivisering av rapportering på denne måten kan bidra til å forbedre forretningsvirksomheten, optimere potensielle innsparinger og minimere feil.