Slik garanterer du nøyaktig kundekommunikasjon

Slik garanterer du nøyaktig kundekommunikasjon

04/10/2018

Alle firmaer vil bruke effektiv kommunikasjon, og dette innebærer å levere riktig melding til kundene til riktig tid – på riktig måte.

Dessverre kan det være langt fra enkelt å sette dette ut i praksis. Bedrifter kan kontakte kunder på en rekke forskjellige måter, herunder fysisk post og et stort utvalg digitale kanaler som e-post osv. Å dra full nytte av disse kanalene er en utfordring i seg selv. I tillegg kommer kundens preferanser for hvilke kanaler de ønsker å bli kontaktet via. Å levere nøyaktig og effektiv kommunikasjon i alle tilfeller kan bli en omfattende oppgave.

Det er imidlertid en viktig oppgave, fordi nøyaktig kundekommunikasjon er essensielt. På grunn av personvern og sikkerhet må dokumentene alltid nå de tiltenkte mottakerne. Hvis informasjon som inneholder personlig eller sensitiv informasjon kommer på avveie, kan det bety at du har et alvorlig databeskyttelsesproblem.

I tillegg ønsker selskaper å garantere nøyaktighet for å maksimere effekten av kommunikasjonen. For å si det på en enkel måte: utsendelse av feil informasjon gir et dårlig inntrykk. Kunder vil gjerne høre fra selskaper som vet hvem de er, og som leverer en personlig opplevelse. Det første trinnet er å henvende seg til kunden på korrekt måte, men dette omfatter også mer personlig tilpassing for å bygge sterke kunderelasjoner.

Fra manuelt til digitalt: Forbedre nøyaktigheten med digitale verktøy

Når selskaper vokser, begynner de å bruke flere kommunikasjonskanaler, dette omfatter både fysiske og digitale kanaler. Hvis disse kanalene ikke er koordinert fra begynnelsen, kan det være vanskelig å sikre samsvar, og administrering av kommunikasjonen på tvers av kanalene kan være tidkrevende og føre til flere feil.   

Manuell endring av dokumenter og endring av formateringen deres for ulike kanaler – for eksempel fysisk post og e-post – er en tidkrevende prosess der det kan oppstå feil. I verste fall kan informasjon sendes til feil kunde, og dermed forsure kundeforholdet og potensielt skade firmaets omdømme. Nøyaktighet er spesielt viktig for databeskyttelse og selskapets omdømme.
 

Automatisering bidrar til forbedret nøyaktighet og effektivitet, samt til å oppnå den viktige personlige tilpassingen som bidrar til å fremme selskapet. Programvare for utdatastyring kan hjelpe deg med å administrere kommunikasjon og sikre at meldinger sendes ut i samsvar med kundens preferanser.
 
Programvaren automatiserer mange deler av kommunikasjonsprosessen, inkludert adressering, noe som bidrar til å redusere risikoen for feil. Den sentraliserer også kommunikasjonsadministrasjonen, noe som bidrar til å unngå at det sendes ut overlappende eller duplisert kommunikasjon.

Programvare for utdatastyring: Hvordan fungerer det?

Dette digitale kommunikasjonsverktøyet forbereder forsendelser gjennom ett enkelt, sentralisert poststyringssystem som er tilgjengelig via et nettbasert grensesnitt for alt personell som har behov for å bruke det.

Det fungerer slik:

  1. Først blir dokumentene sortert i bunter i henhold til f.eks. dokumenttype
  2. De får optiske merker (for eksempel strekkoder) basert på informasjonen de inneholder. Disse strekkodene kan leses av en mappeinnlegger for å sikre at hvert dokument sendes dit det skal
  3. Utdatainnstillingene konfigureres i henhold til hvilke dokumenter som skal inkluderes i hvilke postforsendelser
  4. Systemet leverer de klargjorte dokumentene til de valgte kanalene, for eksempel trykt post eller e-post.

Sju måter programvare for utdatastyring kan hjelpe bedriften din på

Sentralisering og automatisering av kundekommunikasjonsforvaltning på denne måten kan hjelpe organisasjoner med følgende:

  1. Øke kundetilfredsheten ved å oppfylle kunders preferanser for hvordan de blir kontaktet og ved personlig tilpassing av meldingene deres
  2. Forbedre produktiviteten ved å sørge for at det tar mindre tid å sette sammen og sende ut kundekommunikasjon
  3. Redusere kostnader ved for eksempel å sende flere dokumenter for én kunde i én forsendelse for lavere fraktkostnader og, hvis kunden foretrekker det, sende e-postmeldinger i stedet for fysiske forsendelser
  4. Forbedre sikkerheten fordi programvaren sorterer og samler dokumenter for hver mottaker og beskytter innholdet i hver enkelt forsendelse med intelligente innleggerstrekkoder
  5. Øke samarbeidet via det sentraliserte systemet for e-postadministrasjon med tilgang tilgjengelig for alle ansatte som trenger det
  6. Redusere feil som kan oppstå når prosesser er frakoblet og manuelle
  7. Skalere og tilpasse etter hvert som bedriftens behov vokser. 

Forbedret effektivitet og kundeopplevelse

Med programvare for utdatastyring kan selskaper produsere engasjerende og tilpasset kundekommunikasjon på en mer effektiv måte. Ved å ta i bruk automatisert oppretting og utsending av kundekommunikasjon øker nøyaktigheten, noe som sikrer at levering utføres til riktig person til riktig tid på vedkommendes foretrukne måte.