Slik forbedrer du interne postprosesser

Slik forbedrer du interne postprosesser

03/18/2019

Når det innkommende pakkevolum øker, blir belastningen på allerede travle postrom også større. For virksomheter som selger sine varer via nett, kan volumøkningen være sesongbasert og knyttet til retur av varer etter topp-perioder med shopping. For andre betyr økningen i nettbasert handel kombinert med at bestillingen leveres til arbeidsplassen, at postavdelingen må håndtere et større antall både personlige og profesjonelle leveranser.  

Faktisk antyder en australsk undersøkelse at så mange som 50 prosent av ansatte får nettbaserte bestillinger levert direkte til arbeidsplassen. Ordføreren i London, Sadiq Khan, hevdet nylig at dette er en av årsakene til trafikkorker i hovedstaden. Så stort er problemet for mange postavdelinger at forbud mot personlige leveranser til arbeidsplasser ikke er uvanlig.

Manuelle oppgaver og flere håndteringer

Håndtering av innkommende leveranser representerer en rekke utfordringer. Hvem er mottaker? Hvordan identifisere mottakerne og hvor de befinner seg. Reis, kurs, ute på oppdrag osv. Det kan være vanskelig å få tak i dem og levere varene. Summen av alt dette er en rekke med manuelle oppgaver hvor en vare håndteres flere ganger. Det kan være frustrerende både for postavdelingen og mottakeren. 

Pakkene kan blokkere systemet, leveres feil eller til og med bli borte. Verdifull arbeidstid kan bli brukt på å løse problemer og varer som har blitt borte i transitt, må kanskje skiftes ut med en ny noe som betyr ekstrakostnad. Derfor er en mer effektiv måte å gjøre ting på nødvendig, for å minske arbeidspresset, effektivisere oppgaver og få fart på interne leveranser. 

Sporing av innkommende pakker for pålitelighet og synlighet

Et sporingssystem for innkommende post registrerer ankomst av pakker, og sporer dem fra mottak til levering. Det hjelper ansatte ved postavdelingen med et pålitelig sporingssystem og gir alle ledd i prosessen både gjennomsiktighet,  full synlighet for hver enkelt pakkeforsendelse og en elektronisk leveringsbekreftelse tilslutt. 

Et slikt system består av registrerings- og etikettprogramvare for å registrere varer, håndholdte skannere for statussporing i sanntid og registrerings- og sporingsprogramvare for innsikt i skanningshistorikk og endelig leveringsbekreftelse (når mottakere signerer for levering).  

Ved å effektivisere måten pakker mottas og leveres på får bedriftene  en raskere, mer effektiv prosess og kan levere en høykvalitetstjeneste til interne kunder. Når eksterne faktorer forårsaker økninger i innkommende pakkeleveranser, kan den bidra til å holde den innkommende posten i gang.