Slik blir det halvdigitale hjemmekontor heldigitalt

Slik blir det halvdigitale hjemmekontor heldigitalt

03/04/2019

For mange virksomheter betyr en digital transformasjon at fordelene med automatisering skjer på tvers av en rekke prosesser. Disse inkluderer tids- og kostnadsbesparelser, driftseffektivisering og forbedret økonomistyring. Men når personer jobber hjemmefra, går de ofte tilbake til å gjøre ting på den manuelle måten. Når dette skjer med utgående kommunikasjon, kan det føre til bruk av unødig tid og ekstra kostnader.

En rekke fordeler med sentralisering og automatisering

Automatisering av produksjonskanalen for fysiske og digitale kundekommunikasjon kan forbedre den interne driften samt tilfredsheten til eksterne interessenter. Det kan: 

  • maksimere virkningen av kommunikasjon gjennom skreddersydde og tilpassede meldinger som er rettet mot de riktige målgruppene
  • sikre at kunder får kommunikasjonen på den måten de vil ha dem – enten som fysisk post eller som e-post gjennom en nettbasert kanal
  • redusere kostnadene når en overføring fra fysisk til digital e-post passer både for avsender og mottaker
  • redusere unødvendig tid brukt på å formatere meldinger for en rekke ulike kanaler
  • oppnå et sentralarkiv for kommunikasjon, slik at en fullstendig historikk for meldinger som sendes ut, er tilgjengelig for alle autoriserte brukere

Disse fordelene er ønskelig om kommunikasjonen er hyppig, er mange, er transaksjonelle eller mer ad-hoc-baserte

De skal også være oppnåelig der de kommunikasjonsansatte arbeider  – inkludert hjemmebaserte kontorer. 

Integrasjon og kommunikasjon i alle ledd

IT-basert postbehandling konverterer hjemmekontorer fra halvdigitale "utposter" i organisasjonsstrukturen til heldigitale og helintegrerte miljøer. Den støtter innsamling av informasjon fra ulike kilder innenfor bedriften og utstedelse av hver kommunikasjon gjennom den riktige kanalen. 

Dette er ideelt for virksomheter som erkjenner at effektive kommunikasjon via flere kanaler krever en integrert tilnærming, og som trenger en måte å utvide dette til å dekke både hjemmebaserte arbeid og ad hoc-kommunikasjon.   

Med programvare for produksjonsstyring kan autoriserte brukere av plattformen sende e-post direkte fra datamaskinen. Den utstedes til den tiltenkte mottakeren etter vedkommendes kanalpreferanser. Når teammedlemmene arbeider hjemmefra, er det spesielt ideelt siden det ikke er nødvendig å skrive ut, brette og sette inn dokumenter i konvolutter og legge til porto. 

Når det gjelder digital transformasjon, finnes det verktøy som støtter en fullstendig integrert tilnærming, og som dekker både flere bedriftssteder og alle kommunikasjonene som utstedes.