Papir eller papirløst: Ikke gå glipp av betalingen

Papir eller papirløst: Ikke gå glipp av betalingen

02/11/2019

Alle virksomheter er avhengige av en positiv kontantstrøm, og faktureringsprosessen har en viktig bidragsyter til dette. Ved å sende ut fakturaer så raskt og effektivt som mulig kan virksomheter forkorte tiden før de mottar betaling, slik at de ikke går glipp av muligheter eller setter betalingene til deres egne leverandører i fare. Det er sunn fornuft, og det starter med å optimalisere faktureringsprosessen.
Mange virksomheter fakturerer én gang i måneden, dermed kan det lett gå fire uker før fakturaen skal betales. Hvis man dessuten gir betalingsvilkår på 30 dager eller mer, kan det ta måneder før betalingen kommer inn. Ikke nok med det, sen betaling er også et problem

I en Atradius-undersøkelse rapporterte nesten 91 prosent av virksomheter i USA om sen betaling fra bedriftskunder, og gjennomsnittlig tid til betaling var 55 dager.
Virksomheter må derfor gjøre alt de kan for å forkorte tiden til betaling, og dette begynner med å generere og sende ut fakturaer så raskt som mulig. Jo raskere fakturaene sendes ut, jo raskere kan betalingene komme inn.
For å maksimere muligheten for at dette skjer, må fakturering være enkelt. Faktisk må så mye som mulig av prosessen være automatisert. 

Send fakturaer uten å forlate skrivebordet

Det er her nettbaserte verktøy for dokumentbehandling kan være til hjelp. I stedet for å håndtere alle stadier av forberedelse og utsending av fakturaer selv, kan virksomheter laste opp dokumenter til en nettbasert portal, velge ønsket leveringsmetode (for eksempel post eller e-post) og overlate utskrift, konvoluttering, måling og distribusjon til et produksjonsanlegg.

Et slikt system hjelper også til med sporbarhet. Hver dokumentet gis en strekkode, slik at man kan bekrefte at det riktige dokumentet og det riktige antallet sider ble levert. Fremdrift kan spores gjennom et enkelt elektronisk grensesnitt og ansatte frigjøres til å fokusere på aktiviteter som direkte genererer inntekt, for eksempel å betjene kunder eller utvikle ny virksomhet.

Fakturering er en nødvendig aktivitet, men når den foretas manuelt, er den ofte tidkrevende. Ved å håndtere alle trinn i prosessen med å opprette og sende ut fakturaer selv, åpner virksomheter for forlengede betalingsperioder allerede før fakturaene har blitt sendt ut.

Ved å sende ut fakturaer så snart arbeidet er fullført, kan tid til betaling forkortes og kontantstrømmen forbedres. Og ikke nok med det, du kan også glede kundene ved å fakturere dem på den måten – papir eller digitalt – de foretrekker.