5 grunner til at intelligent dokumenthåndtering er viktig for bygg- og anleggsbransjen

5 grunner til at intelligent dokumenthåndtering er viktig for bygg- og anleggsbransjen

01/28/2019

Administrasjon i bygg- og anleggsbransjen betyr mye papirarbeid. Man kan nesten si det er en bransje bygd av både planker og papir. Arkitekt- og prosjektplaner, brosjyrer, leverandørkontrakter, fakturaer, brev til ansatte – det er mye informasjon som deles, og hvis dette ikke blir gjort i god tid, eller hvis informasjonen går på avveie, kan det føre til dyre feil.

Digital kommunikasjon blir stadig vanligere for mye av informasjonsutvekslingen, men mange dokumenter blir fortsatt skrevet ut og sendt i posten. Der dette er tilfelle, er nøyaktighet og profesjonalisme like viktige som leveringstiden.

Og i mange tilfeller er dokumenthåndteringen manuell, det vil si at dokumentene skrives ut, sorteres og legges i konvolutt for hånd. Med denne metoden kan det snike seg inn feil. Post kan sendes med ark som mangler eller, det som verre er, sensitiv informasjon kan ende opp i feil konvolutt og sendes til feil person.

Et utvalg av verktøy kan hjelpe deg håndtere dette. Noen er databaserte med en sentral for behandling av utgående post, andre, for eksempel konvolutteringsmaskiner, kommer i form av utstyr som gir raskere og bedre klargjøring av utgående post.

Brevbretting og konvoluttpakking

Konvolutteringsmaskiner automatiserer konvoluttpakking som, når det gjøres for hånd, kan være svært tids- og ressurskrevende. De har også flere fordeler. Sammen med administrasjonsprogramvare kan de bidra til økt nøyaktighet og sikkerhet for posten.

Konvolutteringsløsninger kan faktisk hjelpe bygg- og anleggsbransjen på fem verdifulle måter:

  1. Bidrar til økt sikkerhet og integritet for utgående postprosesser ved å sikre at de riktige dokumentene sendes til riktige mottaker.
  2. Sparer tid ved å brette og legge dokumenter i konvolutt raskere enn det som er mulig for hånd.
  3. Forbedrer produktivitet ved å frigjøre tiden til ansatte som ville ha vært opptatt med klargjøring av post, og som nå kan bruke tid på mer verdiskapende aktiviteter.
  4. Leverer skalerbarhet og fjerner flaskehalser i driftsprosessen.
  5. Håndterer mange forskjellige dokumenter og bytter sømløst fra en posttype til en annen.

«Intelligensen» kommer i form av strekkodeavlesningsteknologi. Optiske merker, lest av en intelligent konvolutteringsmaskin, bidrar til å sikre at alle dokumentene ender opp dit de skal.

Bretting og konvoluttering av dokumenter er tidkrevende og kan føre til at posten ikke sendes i tide. Ikke bare det, men det kan skje feil som setter postsikkerheten i fare. I den travle bygg- og anleggsbransjen kan konvolutteringsmaskiner effektivisere administrasjonen av utgående post og bidra til at kommunikasjonen er nøyaktig.